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In der modernen Arbeitswelt ist das Konzept des festen Arbeitsplatzes ein Auslaufmodell. Angestellte verbringen immer mehr Zeit im Homeoffice, in Meetings oder auf Dienstreisen. Um sich diesen Gegebenheiten anzupassen, sind flexible Plätze im Büro eine gute Lösung. Im Artikel erfahren Sie mehr über das Desk-Sharing; Wie es funktioniert, welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt und welche Anforderungen Ihr Betrieb erfüllen sollte, um flexible Arbeitsplätze umzusetzen.
Desk Sharing: ein Überblick
Flexible Arbeitsplätze zeichnen sich dadurch aus, dass Angestellte keinen festen Platz im Büro haben, sondern jeden Tag an einem anderen Schreibtisch sitzen. Man spricht bei diesem Prinzip auch von Desk Sharing, d. h. die Angestellten teilen sich die vorhandenen Arbeitsplätze.
Kommen Mitarbeitende morgens ins Büro, setzen sie sich an einen freien Platz, stellen den Laptop auf und verbringen den Arbeitstag dort. Verlässt die Person später das Büro, wird der Schreibtisch leergeräumt, sodass er am nächsten Tag aufgeräumt einem anderen Teammitglied zur Verfügung steht.
Da es keine einheitliche Definition für flexible Arbeitsplätze gibt, haben verschiedene Unternehmen unterschiedliche Auffassungen davon, was diese alles beinhalten müssen. Charakteristisch für solche mobilen Arbeitsplätze sind:
- Jeder Schreibtisch hat die gleiche Ausstattung.
- Die Bürogestaltung ist offen, d. h. ohne viele Zwischenwände.
- Der Zugang zu den Firmenservern oder Cloud-Services ist für alle Angestellten von jedem Platz aus möglich.
Ziele, die mit flexiblen Arbeitsplätzen erreicht werden sollen
Kostenersparnis
Mit flexiblen Büroarbeitsplätzen können Sie eine kostenoptimale Lösung kreieren. In einem Büro sind nie alle Angestellten gleichzeitig da, entweder weil es frei einteilbare Arbeitszeiten gibt, jemand in einem Meeting ist, im Homeoffice, auf Dienstreise oder im Urlaub. Mit Desk Sharing verhindern Unternehmen den Leerstand von Büroräumen und Arbeitsplätzen.
Ein Betrieb, welcher beispielsweise für 500 Mitarbeitende nur 400 Arbeitsplätze hat, sorgt damit für eine optimale Auslastung der Plätze und senkt gleichzeitig die Kosten. Als unternehmensführende Person haben Sie folgende Vorteile, Sie müssen
- weniger Bürofläche anmieten,
- weniger Bürofläche instand halten und heizen,
- weniger PC-Hardware bereitstellen (z. B. Dockingstationen für Laptops, Bildschirme, etc.)
Förderung der Kreativität
Indem Angestellte jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz besetzen, entsteht keine Routine und sie bleiben mental flexibel, was zu einer höheren Kreativität führen kann. Sitzt eine Person jeden Tag neben wechselnden Personen, können interessante Gespräche entstehen und sich neue Blickwinkel eröffnen.
Für welche Betriebe kommen flexible Büroarbeitsplätze infrage?
Nicht für jedes Unternehmen eignet sich diese Art der Arbeitsplatzgestaltung. In folgenden Situationen kann sie eine gute Alternative sein:
- Wenn Sie viele Mitarbeitenden im Außendienst oder im Homeoffice haben, die nur einen oder zwei Tage pro Woche im Büro sind
- Wenn viele Ihrer Angestellten regelmäßig Zeit abseits ihrer Büros verbringen, z. B. oft in Meetings sind, auf Geschäftsreise oder an wechselnden Firmenstandorten.
- Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Tätigkeit hauptsächlich am PC oder in einer anderen elektronischen Form erledigen
- Wenn Ihre Angestellten lediglich mit „Standard-PC-Hardware“ arbeiten (z. B. keine Mess- oder Laborgeräte am Arbeitsplatz benötigen)
- Wenn die benötigte Software und Anwendungen per Cloud-Computing benutzt werden können und nicht auf einem speziellen PC installiert werden müssen
Bevor Sie flexible Bürorbeitsplätze in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie das Modell zunächst Ihren Angestellten erklären. Zeigen Sie auf, wie Sie sich die Ausgestaltung dieser Arbeitsweise genau vorstellen und stellen Sie die Vorteile heraus. Versuchen Sie, Ihre Angestellten in die Gestaltung des Konzepts mit einzubeziehen.
Die flexible Arbeitsplatzgestaltung in der Praxis
Es gibt zahlreiche Arten von Desk Sharing-Modellen. Je nachdem, wie Ihre Angestellten arbeiten, was sie dazu benötigen und wie aufgeschlossen sie gegenüber dem Konzept sind, kommen unterschiedliche Gestaltungsarten in Betracht, die sichhinsichtlich folgender Parameter unterscheiden können:
Nach Flexibilität
- Vollständige Flexibilität:
Es gibt im Unternehmen ausschließlich Schreibtische, die geräumt werden, sobald der Arbeitsplatz für längere Zeit verlassen wird (z. B. wenn Angestellte zu einem Meeting gehen oder in die Mittagspause).
- Tägliche Flexibilität:
Die Angestellten wählen ihren Arbeitsplatz jeden Tag neu aus (oder bekommen diesen zugewiesen), der Schreibtisch wird erst nach Abschluss des Arbeitstags geräumt.
Nach Abteilung
Daneben können Arbeitsplätze auch nur innerhalb einer Abteilung flexibel ausgestaltet sein. Das heißt, alle Angestellten einer Abteilung haben ihren Arbeitsplatz immer im selben Abteilungsbereich, nutzen dort jedoch wechselnde Schreibtische. So können Sie beispielsweise der Marketingabteilung oder dem Vertrieb einen bestimmten Bereich in Ihrem Unternehmen zuweisen, wo Mitarbeitende dann ihren flexiblen Arbeitsplatz haben.
Die Vor- und Nachteile von flexiblen Arbeitsplätzen
| Vorteile | Nachteile | |
|---|---|---|
| Für Unternehmen | · Kostenersparnis durch optimale Platz- und Ressourcennutzung · Arbeitsplätze bleiben sauber, weil sie vor Feierabend leergeräumt werden | · Wenn Angestellte sich mit dem Desk Sharing-Konzept nicht anfreunden können, kann die Motivation und Produktivität nachlassen |
| Für Angestellte | · Dynamisches Arbeitsumfeld und Kontakt zu Personen in anderen Teams fördern die Kreativität · Stärkung des betriebsinternen Gemeinschaftsgefühls · Größeres Selbstbestimmungsrecht durch freie Platzwahl | · Freie Platzwahl kann zu Stress führen, wenn Diskussionen um die begehrtesten Plätze entstehen · Schreibtische können nicht personalisiert werden · In Großraumbüros kann die Konzentrationsfähigkeit beeinträchtigt sein |
Flexible Arbeitsplätze richtig ausstatten
Damit sich Ihr Personal wohlfühlt, ist es wichtig, alle Arbeitsplätze möglichst komfortabel auszustatten. Folgende Ausstattung sollten Sie bereitstellen:
- Möbel zur Aufbewahrung
Essenziell für die tägliche Arbeit sind geeignete Büromöbel, um Materialien und Utensilien schnell und einfach zugänglich zu machen, beispielsweise durch Rollcontainer. Unterlagen wie Ordner, Bücher und Schriftstücke können Sie in Büroschränken oder auf Regalen an einer zentralen Stelle aufbewahren, sodass alle Mitarbeitenden leicht darauf zugreifen können. Vertrauliche Unterlagen können in abschließbaren Schränken oder Räumen gelagert werden. - Technik
Auch die Bürotechnik muss komfortabel bedienbar sein: Schließen Sie Computerzubehör wie Tastatur, Bildschirm und Maus direkt an eine Dockingstation an, dadurch vermeiden Sie das Verlegen von Kabeln.
Zum Energiesparen im Büro statten Sie jeden Arbeitsplatz mit einer abschaltbaren Mehrfachsteckdose aus, damit alle Geräte nach Feierabend gleichzeitig ausgeschaltet werden können.
Achten Sie darauf, dass von jedem Platz aus auf das Internet zugegriffen werden kann, bestenfalls über WLAN. Nutzen Sie Repeater, damit das Funksignal stabil an jedem Laptop ankommt. - Komfort und Ergonomie
Sorgen Sie für einen hohen Komfort, indem Sie die Arbeitsplätze ergonomisch einrichten:
Große Schreibtische
Vielseitig einstellbare Bürostühle (schulen Sie zudem darüber, wie man einen Bürostuhl richtig einstellt).
Ausrichtung der Schreibtische möglichst im 90°-Winkel zu den Fenstern, damit Tageslicht seitlich einfällt und für gute Beleuchtung am Arbeitsplatz sorgt.
Abschließbare Rollcontainer für die Verwahrung privater Gegenstände. Diese können zu anderen Arbeitsplätzen verfahren werden.
Trennwände zur Abgrenzung einzelner Bürobereiche.
Mit der gleichen Ausstattung an allen Schreibtischen vermeiden Sie, dass sich Ihre Angestellten an einem Platz wohler oder unwohler fühlen als an einem anderen, wodurch Missgunst und Stress gar nicht erst entstehen. Statten Sie deshalb alle Arbeitsplätze gleich aus und achten Sie darauf, dass die Mitarbeitenden an keinem Platz Nachteile haben.
Worauf es im modernen Büro ankommt
Mit dem anhaltenden Trend hin zum Homeoffice werden Büroangestellte immer weniger die ganze Woche in den Büroräumen des Unternehmens verbringen. Feste Arbeitsplätze bleiben dadurch häufiger leer. Für Unternehmen bedeutet dieser Umstand jedoch höhere Kosten, denn Büroflächen sind teuer – vor allem in Innenstadtlagen.
Mit dem Desk Sharing-Konzept wollen Unternehmen den hohen Kosten entgegenwirken, indem sie künftig weniger Arbeitsplätze für die Belegschaft bereitstellen. Für Angestellte bedeutet das den Wegfall des festen Arbeitsplatzes. Damit dieses Prinzip funktioniert, müssen klare Regeln aufgestellt und eingehalten werden.
Verantwortliche müssen zudem dafür Sorge tragen, dass ihr Personal an jedem Arbeitsplatz ohne Einschränkungen und möglichst komfortabel seiner Arbeit nachgehen kann. Konkret bedeutet das für moderne Büros:
- Minimalismus: Die gleiche Grundausstattung an jedem Arbeitsplatz
- Keine Personalisierung: Persönliche Gegenstände (wie z. B. Fotos) gibt es am Arbeitsplatz nicht oder werden nach Feierabend wieder entfernt
- Clean Desk Policy: Der Arbeitsplatz muss vor dem Verlassen leergeräumt und gesäubert werden
- Klare Regeln: Platzvergabe oder -reservierung im Voraus, oder nach einem System, bei dem niemand langfristig Nachteile hat
FAQ über flexible Arbeitsplätze
Unter einem flexiblen Arbeitsplatz bzw. Desk Sharing versteht man den täglichen Wechsel des Arbeitsplatzes innerhalb einer Büroumgebung. Das heißt, Angestellte haben keinen festen Arbeitsplatz, sondern wählen diesen jeden Tag neu aus – je nachdem, wo ein Platz frei ist.
Bei diesem Konzept teilen sich Angestellte die Schreibtische. Sie suchen sich bei Ankunft einen freien Platz aus und entfernen bei Verlassen des Arbeitsplatzes sämtliche persönlichen Gegenstände, sodass der Platz von anderen Personen genutzt werden kann.
Damit das Konzept reibungslos funktioniert, müssen Regeln etabliert werden, an die Mitarbeitende sich halten. Beispielsweise muss der Schreibtisch am Ende des Arbeitstages aufgeräumt werden. Verantwortliche sollten darauf achten, alle Plätze gleich auszustatten und den Arbeitsschutz an jedem Schreibtisch zu gewährleisten.
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© gettyimages.de – alvarez
