Inhaltsverzeichnis
Das Bestandsmanagement bzw. die Bestandskontrolle ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu einer effizienten Lagerhaltung. Denn nur wenn Sie einen Überblick über die Lagerbestände haben, die Güterströme im Lager kennen und Faktoren wie Produktionszeiten, Angebot und Nachfrage im Blick behalten, können Sie Ihren Betrieb wirtschaftlich führen. Eine kluge Bestandsführung bezieht diese Aspekte mit ein und spart dadurch Kosten. Wie das genau funktioniert, welche Bereiche relevant sind und wie Sie das Bestandsmanagement nachhaltig optimieren können, erfahren Sie im Ratgeber.
Was ist Bestandsmanagement? Definition und Ziele
Laut Definition umfasst Bestandsmanagement die Überwachung, Verwaltung und Organisation sämtlicher Bestände im Lager. Das betrifft sowohl Rohstoffe und Teilerzeugnisse, die für die Produktion benötigt werden, als auch fertige Produkte, die zur Auslieferung bereitliegen. Im Betriebsalltag wird auch die Bezeichnung Bestandskontrolle verwendet.
Das Ziel ist eine Bestandsoptimierung im Lager. Das bedeutet, dass die Menge der Lagerbestände für Produktion und Versand in einem Bereich liegt, in dem Ressourcen und Lagerkapazitäten optimal genutzt werden. In der Praxis bedeutet das eine hohe Auslastung bei kurzen Durchlaufzeiten. Rohstoffe und Produkte sollten bei Bedarf sofort verfügbar sein, ohne lange im Lager zu liegen. Eingelagerte Ware verursacht nämlich nicht nur Kosten für die Lagerung, sondern bindet gleichzeitig betriebliches Kapital, das in dem Moment nicht für die Begleichung laufender Kosten oder neue Investitionen zur Verfügung steht.
Das Lagerbestandsmanagement muss also die Balance zwischen zwei Hauptzielen schaffen:
- Lagerkosten auf möglichst niedrigem Niveau halten
- Verfügbarkeit von Rohstoffen und Waren sicherstellen
Was auf den ersten Blick einfach aussieht, ist in der Praxis durchaus komplex, da sich diese Ziele nicht vollständig miteinander vereinbaren lassen und zudem von verschiedenen internen und externen Faktoren abhängig sind.
Das Bestandsmanagement und seine Aufgaben
In den Zuständigkeitsbereich des Bestandsmanagements gehören alle Aufgaben zur Überwachung und Analyse der Lagerbedingungen. Die Ergebnisse dienen dann als Grundlage für die Lagerplanung und helfen dabei, Prozessabläufe anzupassen und optimal aufeinander abzustimmen. Dazu muss das Bestandsmanagement folgende Aufgaben erfüllen und miteinander koordinieren:
- Lagerbestand überwachen
- Höchst- und Sicherheitsbestand ermitteln
- Bedarf analysieren und planen
- Lagerstrategie prüfen und ggf. anpassen
- Bestellintervalle und -mengen festlegen
- Lagerzeiten und -kosten kontrollieren
- Prozessabläufe im Lager organisieren
- Abstimmung auf anschließende Prozesse der Intralogistik
Es ist nicht damit getan, diese Aufgaben nur zu einem fixen Zeitpunkt (z. B. jährlich oder vierteljährlich) durchzuführen. Vielmehr prüft das Bestandsmanagement kontinuierlich bestimmte Kennzahlen, damit das Unternehmen möglichst schnell auf Schwankungen reagieren kann. Zu den wichtigsten Kennzahlen für das Bestandscontrolling gehören:
- Lagerein- und -ausgänge
- Bestandsmenge
- Lagerkosten
- Bestandsdurchschnitt
- Bestellmengen
- Bestellzyklen
- Verfügbarkeitsraten
Zudem ist das Bestandsmanagement eng mit Logistik, Produktion, Wareneingang und anderen Bereichen im Unternehmen verknüpft und in ein umfassendes Supply Chain Management eingebettet. Das erleichtert die Anpassung abteilungsübergreifender Prozesse an veränderte Produktions- und Marktbedingungen und ermöglicht eine effiziente und wirtschaftliche Lagerführung.
Bestandsführung und Lagerbuchhaltung: Instrumente des Lagerbestandsmanagements
Welche Hilfsmittel und Methoden hat das Bestandsmanagement, um die oben genannten Aufgaben durchzuführen? Das wichtigste Verfahren ist die kontinuierliche Aufzeichnung aller Lagerbewegungen im Rahmen einer exakten Bestands- und Lagerbuchführung. Dafür werden in einer ersten Inventur alle Lagergüter erfasst und gezählt. Anschließend werden sie anhand festgelegter Artikelstämme kategorisiert und mit einer eindeutigen Identifikationsnummer (Artikelnummer) versehen. Diese erleichtert dem Bestandscontrolling die Erfassung der Ist-Bestände und die Zusammenstellung der aktuellen Kennzahlen.
Zur Erfassung und Aufzeichnung der Bestandszahlen stehen verschiedene manuelle und digitale Lösungen zur Auswahl. In großen Logistik- und Produktionsunternehmen laufen diese Prozesse größtenteils automatisiert ab. Dafür sind sämtliche Artikel und Produkte mit einem digital lesbaren Code (Barcode, QR-Code, RFID-Chip) versehen, der bei der Kommissionierung automatisch oder mit tragbaren Lesegeräten vom Lagerpersonal erfasst wird. Dieser Scan wird in Echtzeit an eine Software übertragen, die alle Warenein- und -ausgänge verbucht, sodass die korrekten Bestandszahlen jederzeit verfügbar sind und für die Lagerbuchhaltung zur Verfügung stehen.
In vielen KMU ist ein solcher Grad an Automatisierung noch nicht erreicht. Häufig werden die Warenbewegungen hier noch handschriftlich erfasst und müssen manuell im System verbucht werden. Solange die Übertragung sorgfältig und zeitnah erfolgt, steht das einer erfolgreichen Bestandskontrolle nicht im Weg. Viel wichtiger ist die Organisation des Lagers. Voraussetzung für jede Form der Bestandsführung ist ein geschlossenes Lager. Das bedeutet, dass alle Wareneingänge und -ausgänge lückenlos aufgezeichnet werden und unbemerkte Entnahmen nicht möglich sind.
Das Bestandsmanagement als Prozess
Die vom C-Teile-Management bekannte ABC/XYZ-Analyse spielt auch für das Bestandsmanagement eine grundlegende Rolle. Dabei werden alle Lagergüter entsprechend ihres wirtschaftlichen Werts (A/B/C) für das Unternehmen sowie der durchschnittlichen Nachfrage (X/Y/Z) in verschiedene Gruppen eingeteilt. Anschließend legt das Bestandsmanagement fest, welche Mengen, Bestellintervalle, Lagerplätze etc. für die jeweilige Warengruppe wirtschaftlich sinnvoll sind. Das erfolgt für jede Gruppe in drei Schritten:
1. Bedarfsplanung
Zunächst wird der erwartete Bedarf einer bestimmten Ware für einen zuvor festgelegten Zeitraum bestimmt. Die Grundlage für die Zahlen bilden bereits eingegangene oder auch planbare Bestellungen. Eine andere Möglichkeit ist die Berechnung auf der Basis von Verkaufszahlen aus den vergangenen Geschäftsjahren. Das Ergebnis sind die Bestandszahlen, die tatsächlich gebraucht werden.
2. Bestandsplanung
In diesem Schritt erfolgt die Festlegung der Bestellmengen. Es gilt, zwischen einem möglichst reduzierten, kostensparenden Lagerbestand und der schnellen Verfügbarkeit von Waren für kurzfristige Bestellungen abzuwägen. Zu diesem Zweck werden die nötigen Minimal- und Höchstbestände ermittelt.
- Minimal- bzw. Sicherheitsbestand: zusätzlicher Bestand, mit dem ein unerwartet hoher Bedarf bzw. eine steigende Nachfrage vorübergehend abgedeckt werden kann
- Höchstbestand: maximaler Warenbestand, bevor es zur Überlastung des Lagers oder der Intralogistik kommt
3. Beschaffungsplanung
Zuletzt geht es darum, wann und in welchen zeitlichen Abständen Rohstoffe und Materialien beschafft werden. Bei der Festlegung der Bestellintervalle werden die zuvor ermittelten Ergebnisse der Bedarfs- und Bestandsplanung berücksichtigt und für jede Warengruppe individuell umgesetzt.
Bedeutung und Vorteile des Bestandsmanagements für ein Unternehmen
In vielen Unternehmen birgt das Bestandsmanagement großes Optimierungspotenzial für das Lager. Mit geeigneten Maßnahmen lassen sich gleichzeitig die Lagerkosten senken und die Prozessabläufe effizienter gestalten. Wenn das gelingt, profitiert Ihr Unternehmen von zahlreichen Vorteilen.
- Lagerbestände im Produktionslager können Bedürfnisse der Produktion zuverlässig abdecken; Leerlauf und Maschinenstillstand sowie lange Wartezeiten werden vermieden
- Eingehende Bestellungen können sofort bedient werden; Lieferverzögerungen und -ausfälle kommen nicht mehr vor
- Lagerbestände sind gering genug, um Lagerkosten einzusparen, aber gleichzeitig hoch genug, um Bedarf von Produktion und Versand abzudecken
- Abbau von Überbeständen löst das im Lager gebundene Kapital, dieses steht daraufhin für Investitionen oder laufende Kosten zur Verfügung
- Kurze Lieferzeiten und garantierte Verfügbarkeit der Waren erhöhen Vertrauen und Zufriedenheit der Kundschaft
FAQ zum Bestandsmanagement
Das Bestandsmanagement bzw. die Bestandskontrolle soll das Verhältnis zwischen Lagerbestand und Lagerkosten optimieren. Ziel ist, die Kapazitäten und Ressourcen eines Lagers optimal zu nutzen, ohne dass Waren und Rohstoffe länger als erforderlich im Lager verbleiben. Lange Lagerzeiten treiben die Lagerkosten in die Höhe und binden Kapital, das an anderen Stellen im Unternehmen sinnvoller eingesetzt werden kann.
Die Aufgabe des Bestandsmanagements besteht in der Überwachung, Analyse und Verwaltung aller Lagerprozesse, die mit dem Bestand in Verbindung stehen. Dazu gehören zum Beispiel:
· Überwachung und Aufzeichnung der Bestandszahlen
· Bedarfsvorhersage
· Planung und Abwicklung von Bestellungen
· Optimierung von Lagerzeiten und -kosten
· Strategien für Nachfragespitzen und -rückgänge
Während sich das Bestandsmanagement mit der umfassenden Analyse und einer möglichen Optimierung der Lagerbestände und ihrer Verwaltung beschäftigt, konzentriert sich die Bestandsführung auf die Überwachung und Aufzeichnung. Sie erfasst Menge und Art der zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhandenen Lagergüter im Zuge der Lagerbuchhaltung. Dadurch ist die Bestandsführung ein wichtiges Instrument des Bestandsmanagements, denn mithilfe der Aufzeichnungen lassen sich Warenein- und -ausgänge nachvollziehen und Rückschlüsse auf die Auslastung des Lagers ziehen.
Bildquellen:
© gettyimages.de – fatihhoca
