Aktenvernichter ölen: So pflegen Sie den Schredder richtig

Geschäftsverträge, Personalbögen, Kundendatenblätter oder Bankunterlagen: Im Büro sammeln sich im Laufe der Zeit unzählige Dokumente, die sensible Daten enthalten und nach dem Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen sorgfältig vernichtet werden müssen. Ein Papierschredder erledigt diese Aufgabe schnell und zuverlässig. Damit er auch nach mehreren Jahren noch einwandfrei funktioniert, sollten Sie den Aktenvernichter regelmäßig ölen. Wie oft das nötig ist und wie Sie dabei exakt vorgehen, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Warum müssen Sie einen Aktenvernichter ölen?

Ein Aktenvernichter zerkleinert Dokumente mit seinen scharfen Klingen in Streifen oder kleine Schnitzel, sodass die Informationen auf dem Papier nicht mehr lesbar sind. Wenn das Schneidwerk perfekt funktioniert, geht das schnell und relativ geräuscharm über die Bühne. Allerdings werden Schneidwalzen und Messer bei jeder Benutzung beansprucht und im Laufe der Zeit lagern sich Papierstaub und Schmutzpartikel im Gerät ab. Die Folge: Die Klingen werden stumpf und das Schneidwerk läuft nicht mehr rund.

Mit der regelmäßigen Pflege Ihres Papierschredders verhindern Sie frühzeitige Verschleißerscheinungen und Defekte am Gerät – und stellen sicher, dass:

• die Schneidleistung aufrecht erhalten bleibt und alle Schnittarten sauber verfügbar sind,
• das Gerät betriebsbereit bleibt,
• die Herstellergarantie erhalten bleibt.

Wann sollten Sie den Aktenvernichter ölen?

Sobald eines oder mehrere der nachfolgenden Probleme auftreten, ist es höchste Zeit, den Papierschredder zu ölen. Typische Abnutzungserscheinungen sind:

• laute Geräusche bei der Benutzung
• längere Arbeitsdauer
• unvollständiges Durchtrennen der Papiere
• hartnäckige Verunreinigungen
• häufige Papierstaus
• erhöhter Energieverbrauch

Im Idealfall kommt es aber gar nicht so weit, weil Sie das Gerät ohnehin regelmäßig ölen und pflegen. Das Öl sorgt nämlich nicht nur für die reibungslose mechanische Funktion ihres Aktenvernichters, sondern wirkt bis zu einem gewissen Grad auch staub- und schmutzabweisend und erfüllt damit eine wichtige Schutzfunktion.

Wie oft sollten Sie den Schredder ölen?

Auf lange Sicht ist es am besten für das Gerät, wenn Sie bei regelmäßigen Aufgaben wie dem Entleeren oder Reinigen des Geräts auch gleich das Schneidwerk im Aktenvernichter ölen. Wie oft das sein sollte, hängt wie bei allen Bürogeräten von zwei Faktoren ab:

• Bauart und Funktionsweise des Aktenvernichters
• Häufigkeit der Benutzung

Abhängig von der Sicherheitsstufe schneidet ein Aktenvernichter Ihre Dokumente in Streifen oder zerkleinert sie in kleinste Partikel, sodass eine Wiederherstellung ausgeschlossen ist. Je kleiner die Papierschnitzel, desto größer ist der Pflegeaufwand für den Papierschredder, weil die Klingen entsprechend stärker beansprucht werden. Ist ein Partikelschneider sehr häufig im Einsatz, ist es sinnvoll, das Schneidwerk bei jedem Leeren des Papierbehälters zu ölen.

Haben Sie ein einfaches Streifenschnittgerät, können Sie sich an folgende Abstände halten:

• Bei täglicher Nutzung, zum Beispiel wenn der Aktenvernichter an einem zentralen Ort steht und von vielen Personen genutzt wird, ölen Sie das Schneidwerk am besten wöchentlich, mindestens aber zweimal im Monat.
• Bei gelegentlicher Nutzung durch nur eine Person, zum Beispiel im Homeoffice oder in einem Einzelbüro, reicht es aus, den Aktenvernichter alle ein bis zwei Monate zu ölen.

Lesen Sie außerdem die Bedienungsanleitung Ihres Geräts. Dort finden Sie in der Regel auch Angaben zur Reinigung und Pflege.

Aktenvernichter ölen: welches Öl ist geeignet?

Nicht jedes Öl ist geeignet, um einen Aktenvernichter zu ölen. WD40 und andere Aerosol-Öle können sogar Schäden am Gerät verursachen und die Unfallgefahr erhöhen. Benutzen Sie deshalb immer Spezialprodukte, die entweder vom Hersteller passend zu Ihrem Gerät angeboten werden oder ausdrücklich für die Schneidwerke von Aktenvernichtern geeignet sind.

Aktenvernichteröle werden in verschiedenen Formen angeboten:

• Öl in Flaschen: Das Öl wird direkt auf die Schneidwalzen geträufelt und muss entsprechend vorsichtig aufgetragen werden, damit nicht zu viel Öl in das Schneidwerk gelangt, aber dennoch alle Stellen gleichmäßig benetzt sind.
• Öl zum Aufsprühen: Mit Sprühdosen und Pumpflaschen lässt sich das Aktenvernichteröl leichter dosieren. Das präzise Auftragen an einzelnen Stellen ist allerdings schwierig.
• Ölpapier: Diese in Öl getränkten Blätter werden einfach in den Schredder gegeben. Während das Gerät arbeitet, verteilt sich das Öl automatisch auf den Schneidwalzen.

All diese Methoden haben ihre jeweiligen Vor- und Nachteile. Die indirekte Ölung mit Ölpapier ist zwar sehr einfach und deshalb für Laien bestens geeignet, auf Dauer jedoch recht kostspielig. Alternativ können Sie die Ölblätter selbst herstellen, indem Sie einige Tropfen Flaschenöl auf ein Blatt Papier geben und anschließend durch den Schredder laufen lassen. Allerdings ist die richtige Dosierung und Verteilung auch hier eher Zufallssache. Wenn Sie Ihren Aktenvernichter häufig ölen müssen, weil er dauerhaft in Benutzung ist, empfiehlt sich deshalb immer die direkte Ölung mit Flaschenöl, die wir Ihnen im nächsten Abschnitt Schritt für Schritt erklären.

Wichtig: Verwenden Sie zur Reinigung Ihres Aktenvernichters niemals Aerosol-Öl wie WD40 oder andere Öle auf Erdölbasis (z. B. Motor- oder Schmieröl)! Sie stellen eine ernsthafte Brandgefahr dar, weil sie sich aufgrund der erhöhten Temperaturen beim Schreddern leicht entzünden können. Außerdem würden diese Schmiermittel dazu führen, dass das Papier mit dem Schneidwalzen verklebt und das Gerät beschädigt wird.

Aktenvernichter richtig ölen – Schritt für Schritt mit unserer Anleitung

Schredder ölen: welche Sicherheitsvorkehrungen sind nötig?

Stellen Sie bei der Arbeit am Papierschredder unbedingt sicher, dass Sie sich nicht an den Messern verletzen können. Dafür ist es wichtig, dass das Gerät ausgeschaltet und vom Stromnetz getrennt ist, während Sie das Öl auftragen.

Außerdem kann das Aktenvernichteröl selbst eine Gefahr darstellen. Vermeiden Sie Hautkontakt ggf. mit geeigneten Schutzhandschuhen und bewahren Sie das Öl immer außerhalb der Reichweite von Kindern auf, falls Sie im Homeoffice arbeiten.

FAQ zum Ölen von Aktenvernichtern

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